Repérer les bons candidats
Tout ce qui est répétitif ne mérite pas forcément d’être automatisé.
Nous recherchons surtout les opérations fréquentes, prévisibles et suffisamment structurées pour être exécutées selon des règles claires. L’automatisation devient particulièrement intéressante lorsque la même action est répétée de nombreuses fois ou qu’une information doit passer d’un système à un autre.
Une même donnée est ressaisie plusieurs fois
Une information existe déjà dans un outil mais doit être recopiée manuellement dans un autre.
Une action suit toujours le même événement
À chaque nouveau dossier, commande ou demande, les mêmes opérations doivent être réalisées.
Des contrôles sont faits à la main
Les équipes vérifient régulièrement la présence d’informations, de documents ou de conditions avant de poursuivre.
Plusieurs outils doivent rester synchronisés
Une modification dans un logiciel doit être répercutée dans d’autres applications pour éviter les écarts de données.
Ce qui change dans le processus
Passer d’une succession d’actions manuelles à un flux qui avance automatiquement.
L’automatisation ne remplace pas forcément tout le processus. Elle retire surtout les étapes qui demandent du temps sans nécessiter de jugement particulier.
AVANT
Un processus dépend de plusieurs actions manuelles
Une personne reçoit une demande, vérifie les informations, crée un dossier, prévient un collègue puis reporte les données dans un autre logiciel.
Chaque étape prend peu de temps individuellement, mais leur répétition augmente la charge et multiplie les risques d’oubli.
APRÈS
Le flux avance seul jusqu’au prochain point de décision
La demande est enregistrée, les données sont contrôlées, le dossier est créé et les personnes concernées sont prévenues automatiquement.
L’utilisateur intervient uniquement lorsqu’une validation, une décision ou un traitement particulier est nécessaire.
Exemples d’automatisations
Des scénarios simples peuvent déjà supprimer beaucoup de manipulations.
Une automatisation peut concerner une seule action ou enchaîner plusieurs traitements. Le périmètre dépend du processus et des outils déjà en place.
Demandes
Créer automatiquement un dossier à partir d’un formulaire
Une demande reçue peut créer une fiche, affecter un responsable et envoyer un accusé de réception sans intervention intermédiaire.
Documents
Classer ou déplacer automatiquement des fichiers
Un document reçu peut être renommé, associé à un dossier ou transféré vers l’emplacement prévu selon certaines informations.
CRM
Mettre à jour les données commerciales
Une nouvelle commande, un formulaire ou une action utilisateur peut créer ou enrichir automatiquement une fiche dans le CRM.
Équipes
Notifier la bonne personne au bon moment
Une alerte peut être envoyée lorsqu’une échéance approche, qu’une demande change de statut ou qu’une intervention est requise.
Suivi
Déclencher les étapes suivantes d’un workflow
La validation d’une étape peut automatiquement ouvrir la suivante, mettre à jour le dossier et prévenir les personnes concernées.
Données
Maintenir plusieurs applications synchronisées
Une modification réalisée dans un système peut être reproduite dans les autres applications qui utilisent la même information.
Du déclencheur à l’action
Une automatisation répond à une logique claire : quand ceci arrive, alors cela se passe.
Le scénario est défini à partir des événements qui le déclenchent, des conditions à vérifier et des actions à exécuter. Cette logique peut rester très simple ou comporter plusieurs branches selon les cas rencontrés.
1. Un événement
Une donnée est créée, un formulaire est envoyé, un statut change ou une date est atteinte.
2. Une vérification
Le scénario contrôle les informations nécessaires et choisit le chemin prévu selon les règles définies.
3. Une action
Une donnée est créée, un message est envoyé, un fichier est traité ou une application est mise à jour.
4. Une suite éventuelle
Le résultat peut à son tour déclencher une nouvelle étape ou attendre l’intervention d’un utilisateur.
Connexions
Vos outils n’ont pas besoin d’être remplacés pour mieux travailler ensemble.
Lorsque les logiciels disposent d’API ou de connecteurs adaptés, nous pouvons les faire communiquer sans reconstruire tout votre système d’information. L’automatisation devient alors le lien entre les applications déjà utilisées par vos équipes.
Quelques connexions fréquentes
Relier les applications qui participent au même processus.
CRM et outils commerciaux
Créer ou mettre à jour automatiquement clients, contacts, opportunités et actions commerciales.
ERP et logiciels de gestion
Transmettre des commandes, statuts, références ou données utiles au suivi opérationnel.
Messagerie et outils collaboratifs
Envoyer des alertes, créer des tâches ou informer automatiquement les personnes concernées.
Applications et services en ligne
Connecter des formulaires, plateformes e-commerce, outils métier ou services spécialisés.
Prévoir ce qui ne se passe pas comme prévu
Une bonne automatisation ne se contente pas de traiter le cas idéal.
Données manquantes, réponse inattendue d’un service tiers ou besoin de validation : ces situations doivent être prévues dès la conception du scénario afin qu’un utilisateur puisse reprendre la main au bon moment.
Arrêter plutôt que forcer
Si une information nécessaire manque, le scénario peut être interrompu au lieu de poursuivre avec des données incorrectes.
Alerter la bonne personne
Une anomalie peut créer une tâche ou prévenir automatiquement l’utilisateur chargé de la traiter.
Conserver une trace
Les informations utiles peuvent être enregistrées afin de comprendre ce qui s’est passé et faciliter une reprise manuelle.
Votre processus
Montrez-nous ce que vos équipes font encore à la main.
À partir du processus actuel et des outils utilisés, nous pouvons identifier les opérations qui se prêtent à l’automatisation et définir un premier scénario ciblé.