Partir du terrain
Le besoin ne commence généralement pas par une technologie.
Il commence par une difficulté quotidienne : une information difficile à retrouver, un traitement trop long, plusieurs logiciels qui ne communiquent pas ou un processus qui repose encore sur de nombreuses manipulations.
Notre travail consiste à partir de cette situation pour déterminer ce qu’il faut réellement construire, connecter ou automatiser.
Le point de départ
Une situation vécue par les utilisateurs.
« Nous passons trop de temps à traiter chaque demande. »
« Nos informations sont réparties dans plusieurs outils. »
« Nous avons les données, mais elles sont difficiles à exploiter. »
Quelques situations
À chaque cas, une réponse différente.
Ces exemples illustrent des problématiques que l’on retrouve dans différents métiers. La réponse dépend ensuite de votre organisation, des outils déjà présents et du niveau d’automatisation recherché.
01
Gestion de demandes
Centraliser et traiter des demandes provenant de plusieurs canaux.
Des demandes arrivent par e-mail, téléphone, formulaire ou fichiers partagés. Leur traitement dépend ensuite de plusieurs personnes et il devient difficile de connaître leur état d’avancement.
Une réponse possible
Créer un espace unique dans lequel chaque demande devient un dossier, avec son historique, ses documents, son responsable et son statut. Certaines étapes peuvent être déclenchées automatiquement selon le type de demande.
Briques mobilisables
Application métier · Automatisation
02
Documents
Retrouver une information sans parcourir manuellement des dizaines de documents.
Les utilisateurs disposent d’une documentation importante mais doivent ouvrir plusieurs fichiers, rechercher des mots-clés ou solliciter une autre personne pour obtenir une réponse.
Une réponse possible
Permettre à l’utilisateur de formuler une question directement dans son outil et de rechercher la réponse dans les documents auxquels il est autorisé à accéder.
Briques mobilisables
Application métier · Intelligence artificielle
03
Terrain
Suivre une intervention du planning jusqu’au compte rendu.
Les équipes terrain reçoivent leurs missions par différents canaux, prennent des notes séparément et transmettent ensuite les informations au bureau pour qu’elles soient ressaisies.
Une réponse possible
Mettre à disposition une application mobile permettant de consulter les missions, saisir les informations sur place, ajouter des documents ou photos et transmettre directement le compte rendu.
Briques mobilisables
Application métier · Automatisation
04
Traitement documentaire
Traiter automatiquement les informations contenues dans les documents reçus.
Des factures, formulaires, dossiers ou pièces administratives arrivent régulièrement et doivent être lus, classés puis retranscrits dans un logiciel.
Une réponse possible
Analyser les documents reçus, identifier les informations attendues puis préparer ou déclencher les actions correspondantes. Une validation humaine peut être conservée lorsque le contexte le demande.
Briques mobilisables
Intelligence artificielle · Automatisation
05
Services en ligne
Donner à vos clients ou partenaires un accès direct à leurs dossiers.
Les utilisateurs sollicitent régulièrement vos équipes pour connaître l’avancement d’une demande, transmettre un document ou récupérer une information déjà disponible dans votre système.
Une réponse possible
Créer un espace sécurisé dans lequel chaque utilisateur retrouve ses informations, transmet ses pièces et suit l’évolution de ses demandes sans multiplier les échanges intermédiaires.
Briques mobilisables
Application métier · Connexions aux outils existants
06
Assistance métier
Aider un utilisateur à préparer son travail à partir des informations déjà disponibles.
Une partie du temps est consacrée à lire des informations, les résumer, rechercher des éléments antérieurs ou préparer une première réponse avant de réaliser le véritable travail métier.
Une réponse possible
Ajouter dans l’application une assistance capable de synthétiser les informations utiles ou de préparer une proposition que l’utilisateur peut ensuite contrôler et modifier.
Briques mobilisables
Intelligence artificielle · Application métier
Un exemple de bout en bout
Une demande client peut mobiliser plusieurs briques sans multiplier les outils.
Prenons le cas d’une demande accompagnée de plusieurs documents. L’utilisateur n’a pas besoin de savoir quelles technologies interviennent : il suit simplement son dossier dans une même interface.
1. La demande arrive
Un formulaire crée automatiquement le dossier et associe les documents transmis.
2. Les documents sont préparés
Les informations utiles peuvent être identifiées et proposées directement dans le dossier.
3. L’équipe intervient
Un collaborateur vérifie les éléments, complète ce qui manque et prend la décision métier.
4. Le processus continue
Le statut est mis à jour, les personnes concernées sont prévenues et les autres systèmes reçoivent les informations nécessaires.
Du cas d’usage au projet
Deux entreprises peuvent rencontrer le même problème et avoir besoin de réponses différentes.
Les outils existants, le volume de données, les règles internes et les utilisateurs concernés modifient fortement la réponse à apporter. Nous utilisons donc le cas d’usage comme point de départ, pas comme une solution prédéfinie.
Ce que nous cherchons à comprendre
Votre fonctionnement réel.
Qui intervient ?
Les utilisateurs concernés et leurs responsabilités.
Que se passe-t-il aujourd’hui ?
Les étapes actuelles et les actions réellement réalisées.
Quels outils sont déjà présents ?
Les logiciels, données et services avec lesquels la solution devra fonctionner.
Qu’est-ce qui doit changer ?
Le résultat attendu plutôt qu’une liste de fonctionnalités imposée à l’avance.
Votre cas d’usage
Vous avez surtout un problème à résoudre, pas encore une solution à définir ?
Décrivez-nous simplement la situation actuelle, les personnes concernées et ce que vous aimeriez améliorer. Nous pourrons déterminer avec vous quelle réponse est adaptée.